Hace poco, y con el fin de reducir costos de operación y sus
propios activos, las empresas empezaron a adoptar la modalidad BYOD (Bring your Own Device, trae
tu propio dispositivo) como forma de transferir el costo de las computadoras a
sus trabajadores, principalmente a aquellos que no realizan actividades
sustantivas, y principalmente realizan labores primordialmente administrativas,
otorgándoles una alternativa viable para poder trabajar con un recurso que no
se les podría brindar de otra forma. Hoy y gracias a la tecnología, se empieza
a adoptar otra modalidad, el Home Office (oficina casera) donde la empresa,
reduce a su vez los gastos relacionados a estas actividades de soporte,
disminuyendo los gastos de teléfono, luz y otros servicios, además de poder
disminuir el espacio físico requerido para acomodar a estos empleados.
Por su parte, los empleados salen de cierta forma
beneficiados, pues aunque estos gastos les son transferidos a él, muchas veces
se compensan con la disminución de sus propios gastos en alimentación y
transporte, o simplemente, el aumento en sus propios gastos, le son aceptables
por la comodidad de trabajar en su propio entorno y con cierta facilidad de
horarios que en una oficina tradicional no podría lograrse.
Aun así, es necesario un grado de compromiso, tanto de la
empresa, como del empleado, para continuar siendo productivos, y en esta
entrega, procurare tratar los principales requerimientos por parte de la
empresa para lograr el objetivo.
Por un lado, la empresa deberá establecer un control de
gestión efectivo, adoptando un sistema computarizado para dar seguimiento de
actividades, asignaciones avances y fechas de entrega, además, deberá contar
con un repositorio de datos, donde los miembros de un equipo de trabajo, y solo
ellos, puedan consultar toda la documentación relacionada con el proyecto en el
que estén trabajando. Este gestor, deberá proporcionar y procesar, las métricas
de cada proyecto para poder detectar desviaciones en tiempos y logros.
Otro aspecto importante, es poder establecer un espacio
colaborativo virtual, el cual, es posible establecer con diversas herramientas
como por ejemplo, el uso de Google Docs donde varios miembros de un equipo,
pueden trabajar al mismo tiempo sobre el mismo documento, telepresencia o
videoconferencia, usando Skype. Estas ya son herramientas de uso común que la
mayoría de los usuarios maneja sin problemas, o que en el peor de los casos,
solo requieren una capacitación mínima para su uso.
La empresa, también deberá mantener un espacio, aunque
reducido y una política firme de espacio laboral, donde bajo el concepto de
Hoteling (donde el trabajador puede reservar el uso por un tiempo ya sea de un
escritorio, una oficina o una sala de juntas) o el de BeachToweling (donde el
empleado, coloca sus cosas en el primer lugar disponible sin necesidad de
reserva previa, pero que si necesita salir de la oficina por un momento, deberá
recoger todas sus pertenencias y limpiar el escritorio para que otro pueda
usarlo) este espacio, deberá contar con escritorios, lockers, oficinas privadas
y sala de juntas, que contaran con los servicios básicos para permitirle al
empleado cumplir su función.
Cuando se trata de Startups con recursos limitados, profesionistas
y contratistas independientes, es
recomendable hacer uso de un espacio de Coworking como espacio formal de
trabajo para realizar juntas con clientes o para hacer uso de recursos con los
que no se cuente en el espacio de la oficina casera, estos espacios, además de
brindar una imagen más formal de lo que se está haciendo, permiten también desarrollar
una red de negocio, y así ofrecer y obtener servicios de otros profesionales,
estos espacios suelen rentarse por hora, día o mes, y suelen tener precios muy
atractivos para obtener de manera temporal un escritorio, una oficina o una
sala de juntas.
Como punto final, debo mencionar que una preocupación que deberá
tener una empresa que permita hacer Home Office, es el de la seguridad de su información,
se deberán establecer redes virtuales privadas (VPN’s) para tener acceso a los
espacios compartidos de trabajo que provea la empresa, políticas fuertes de
cortafuegos y monitoreo de servidores para disminuir la probabilidad de hackeo,
implementar metodologías para que los empleados realicen respaldos periódicos de
su trabajo, para disminuir las probabilidades de perder su información, sobre
todo cuando el empleado trabaje en proyectos confidenciales o que estén relacionados
de manera directa con actividades sustantivas.
En la siguiente entrega, comentare puntos referentes al
empleado que haya adoptado el Home Office.
